ITAC - Exports des fichiers

Tout d'abord, je me positionne comme testeur - utilisateur d'ITAC, au sein de mon club.

Dans le fichier d'aide ITAC téléchargeable sur le site fédéral, (page 70), pas beaucoup de précisions sur la méthode pour exporter des données.
Pourtant, cet export peut s'avérer très intéressant, s'il est bien mis en œuvre.

En termes informatiques, il faut remettre les choses à leurs places : le masque propose une extraction des données sous Excel ; ce n'est pas une extraction à proprement parler (une partie d'un ensemble), mais un export global des licences. En effet, le "requêteur" se contente ici d'une seule manip.

Excel : L'export du fichier conduit à l'ouverture ou à l'enregistrement du fichier au format excel. Toutefois, pour mon département (03), ce sera ainsi pour les 8 autres, tous les zéros (0) qui figuraient en bonne place dans ITAC seront ignorés dans le fichier d'accueil Excel.

OpenOffice : C'est la seule possibilité d'obtenir un fichier "propre", au format CSV (Comma Separated Values). Cet export CSV est un standard. On pourra donc le lire avec Calc, le tableur de la suite OpenOffice (entièrement gratuit, et équivalent à la suite Microsoft), mais aussi, pourquoi pas, avec Excel !

J'ai fait le test, et je suis content de ne pas avoir à bombarder ma feuille de calcul Excel pour remettre les zéros manquants aux codes postaux ou (plus important) aux numéros de licences et autres données.

Pour ceux qui le souhaitent, je peux mettre à disposition sur ce forum une petite fiche de procédure expliquant très clairement les manipulations (peu nombreuses) à effectuer avec OpenOffice.

A vous lire...

MERCI pour cette initiative constructive !
Bon courage.

Bonjour WEBIX, bonjour à tous;

WEBIX à trouvé une procédure de manips à faire sous OpenOffice. Bravo et merci à lui de nous en faire part.

Pour ceux qui n'ont (et ne veulent) que EXCEL, j'en ai une autre qui vous permettra aussi de garder les zéros non significatifs du début du n° licence et du code postal. Ceci dit ce n'est pas trop gênant d'avoir ces deux nombres tronqués du 0. Pour le n° de licence, il est inutile de les saisir dans ISIS, pour le CP ce n'est que de la consultation, mais il est vrai que cela est plus "propre".

Voici donc la procédure pour avoir vos 0 sous EXCEL (attention, c'est long)

- ITAC - REQUETEUR - Extarction des données -

- Dans la 'liste des champs à afficher", sélectionner les champs désirés, et éventuellement sauvegarder le modèle d'extraction.

- Donner un nom au fichier - cliquer sur extraire les données sous OpenOffice.

- Enregistrer le fichier dans le dossier de votre choix (c'est un fichier *.csv).

- Sortir d'ITAC et ouvrir EXCEL - Fichier - Ouvrir - Types de fichiers - Sélectionner: fichiers texte (*.prn, *.txt, *.csv) - aller chercher le fichier *.csv précédemment enregistré.

- Ouvrir ce fichier - Fichier - enregistrez sous... - type de fichier -> choisir texte.

- Fichier - Enregistrez - OUI - (le *.csv est sauvé en *.txt)

- Sortir d'EXCEL - Ouvrir EXCEL - Fichier - Ouvrir - type texte (*.txt).

- Aller chercher le fichier *.txt - Ouvrir - Suivant - Désélectinner TABULATION, et sélectionner VIRGULE.

- Cliquer sur "n° Licence" (la colonne est ou devient noire) - format - valider texte - (c'est passé de standard à texte).

- Cliquer sur "Code postal" (la colonne devient noire) - format - valider texte - (c'est passé de standard à texte).

- Terminer - ( les n° de licence et le code postal ont leurs 0 non significatifs).

- Fichier - enregistrer sous... - choisir (*.xls) - Enregistrer.

- Vous avez maintenant votre fichier aux trois formats : *.csv, *.txt, *.xls .

- Vous pouvez travailler avec votre fichier *.xls comme avec tout fichier EXCEL.

Cela va vous paraître long la première fois, mais les automatismes seront vitre acquis. Les utilisateurs un peu avertis de EXCEL s'y retrouveront immédiatement.

Bon courage à tous.

Meilleures amitiés sportives de Midi-Pyrénées.

Claudius-Marcus

Claudius-Marcus a écrit:

WEBIX à trouvé une procédure de manips à faire sous OpenOffice. Bravo et merci à lui de nous en faire part.

Merci pour les encouragements, et je trouve normal d'en faire profiter tout les potentiels utilisateurs.

Claudius-Marcus a écrit:

- ITAC - REQUETEUR - Extraction des données -

- Dans la 'liste des champs à afficher", sélectionner les champs désirés, et éventuellement sauvegarder le modèle d'extraction.

Pour ce qui concerne la citation juste au dessus ("sélectionner les champs désirés") j'ai l'impression que ce "droit" n'est pas attribué à notre club. En effet, je peux exporter tout ou rien du tout.

D'où ma question :
Savez-vous si la possibilité d'extraire certains champs et pas d'autres sont attribués en fonction d'une "hiérarchie" ?
Par exemple, un Club peut seulement exporter tout, la Ligue peut choisir ses champs à exporter, etc ...

Merci d'avance pour votre prochaine réponse.

PS : La fiche procédure pour le travail sous OpenOffice est en cours de conception.

Bonsoir Webix.

Très rapidement ....

Je viens d'essayer de faire un export en m'enregistrant dans ITAC avec l'identifiant et le code de mon club (et non de la ligue), et je peux sélectionner les champs à extraire sans Pb.

Contactez votre Président de ligue pour qu'il puisse voir vos "droits", et éventuellement les modifier. En attendant le fait de pouvoir TOUT exporter est un moindre mal. Il vous suffira ensuite d'effacer les colonnes indésirables.

Bonne nuit
CM de LRMPT

Claudius-Marcus a écrit:

Je viens d'essayer de faire un export en m'enregistrant dans ITAC avec l'identifiant et le code de mon club (et non de la ligue), et je peux sélectionner les champs à extraire sans Pb.

Contactez votre Président de ligue pour qu'il puisse voir vos "droits", et éventuellement les modifier. En attendant le fait de pouvoir TOUT exporter est un moindre mal. Il vous suffira ensuite d'effacer les colonnes indésirables.
Bonne nuit
CM de LRMPT

Merci Claudius-Marcus, pour cette réponse rapide. Cela confirme bien que les droits sont configurables en fonction de l'utilisateur (club, ligue), et, ce qui semble une très bonne chose, ces droits sont configurables immédiatement au niveau Ligue (sans avoir à demander au niveau fédéral).
Je suis aussi entièrement d'accord avec vous sur le fait d'avoir à minima le fichier entier.
J'ai pu d'ailleurs remarquer que ce fichier ne comporte pas uniquement les licenciés pour la saison passée, mais reprend des licences des saisons précédentes. A partir de quand, la fédération est remontée, d'ailleurs ?
On va pouvoir se transformer en "chercheur de licenciés perdus" pour les sensibiliser à une reprise du tir sportif ? C'est là un autre débat.
Quoi qu'il en soit, je contacte mon Président de Ligue pour définir les droits.
Merci pour cette information.

Bonsoir Webix ;

OUPS !!! Je n'ai pas voulu dire que le Président de ligue peut à coup sûr définir lui-même les droits des Présidents de Clubs. Mais il peut certainement se renseigner (auprès de la FFT) pour savoir comment procéder. Du " ces droits sont configurables immédiatement au niveau Ligue (sans avoir à demander au niveau fédéral) " que vous écrivez, je dirai plutôt : " ces droits sont PEUT-ETRE configurables immédiatement au niveau Ligue (sans avoir à demander au niveau fédéral)"
De mon côté, je n'ai pas essayé de voir si je pouvais modifier les droits d'un Président de club, mais je vais essayer avec mon club.

Je vous tiens au courant.

Bonne semaine.

C/M de la LRMPT

Claudius-Marcus a écrit:

Du " ces droits sont configurables immédiatement au niveau Ligue (sans avoir à demander au niveau fédéral) " que vous écrivez, je dirai plutôt : " ces droits sont PEUT-ETRE configurables immédiatement au niveau Ligue (sans avoir à demander au niveau fédéral)"
De mon côté, je n'ai pas essayé de voir si je pouvais modifier les droits d'un Président de club, mais je vais essayer avec mon club.
Je vous tiens au courant.
Bonne semaine.
C/M de la LRMPT

Entièrement d'accord avec votre propos. Je nuance ma supposition. Merci pour vos prochaines investigations.
Bonne semaine également à vous.

Bonjour,
Pour avoir un fichier "propre" sous Excel, (avoir les zéro devant le N° de licence), il suffit, quand on est sous Excel, d'aller dans format, cellule, nombre, personnalisée et à la place de standard dans type mettre 8 zéro (00000000)
En espérant avoir été clair !
Cordialement

Bernard Gouthier a écrit:

Bonjour,
Pour avoir un fichier "propre" sous Excel, (avoir les zéro devant le N° de licence), il suffit, quand on est sous Excel, d'aller dans format, cellule, nombre, personnalisée et à la place de standard dans type mettre 8 zéro (00000000)
En espérant avoir été clair !
Cordialement

Bernard,
Vous êtes très clair. Toutefois, ces zéros sont bien présents dans le fichier d'origine d'export à partir d'ITAC. Le fait de "reformater" la présentation du numéro de licence avec 8 zéro à la file n'ajoute pas pour autant "en dur" le zéro manquant au début.
A votre disposition si besoin de plus d'éclaircissements sur mon propos.
Bien cordialement.

Daniel,
Je viens de refaire à l'instant l'essai d'exporter les numéros de licences ITAC dans un fichier Excel.
Effectivement, pour celles des licences qui ont 1 ou 2 zéro en tête, ceux ci ne se retrouvent pas dans excel.
Mais, quand on grise la colonne et qu'on suit la méthode indiquée plus haut, les licences se retrouvent avec 8 chiffres avec, pour celle qui en ont un, un zéro en tête.

Vous avez la chance d'avoir le Trésorier Général mais également Président de votre Ligue aussi il pourra vous expliquer, du moins s'il communique sur le sujet au niveau de ces clubs, le nombre de 0 pour les frais des cabinets d'avocats depuis avril 2008 !!
C'est plus important qu'un fichier EXCEL !!!

Vous avez raison, je me suis pris la tête avec lui au téléphone vendredi dernier au sujet des licences qui arrivaient pas Chronopost (coût), et que c'était un travail d'enfer que la nouvelle gestion. Apparemment il ne connait pas le probléme. (Je viens de m'expliquer sur ce Pb sur un autre post)
Notre président de Ligue n'est pas trés généreux avec le club que je préside : en effet aucune subvention, aucun renseignement (hauteurs de buttes de tir latérales et frontales, etc ...) pour un stand 200 de 10 pas de tir que nous sommes actuellement entrain d'aménager.
Mais on ne peut pas lui en vouloir, il m'a affirmé être bénévole comme moi !!!!!!!
Cordialement

C'est étonnant qu'il ne soit pas généreux avec votre club !!!
N'est-il pas un spécialiste pour solliciter des aides fédérales pour les chts qu'il organise régulièrement sur le stand de volmerange ?
N'est-il pas devenu récemment le trésorier général de la fédération ?
N'est-il pas en visite à l'étranger pour envisager la réalisation d'un stand pour organiser les finales sur le stand de volmerange en sollicitant évidemment des aides diverses et variées ?
C'est peut être pour cela qu'il ne peut vous apporter une aide...mais vous devriez le lui demander ?
Qu'il soit bénévole comme vous personne n'en doute alors qu'il vous tienne au courant de tout ce qui se passe il n'en sera que remercié.

Bernard Gouthier a écrit:

Daniel,
Je viens de refaire à l'instant l'essai d'exporter les numéros de licences ITAC dans un fichier Excel.
Effectivement, pour celles des licences qui ont 1 ou 2 zéro en tête, ceux ci ne se retrouvent pas dans excel.
Mais, quand on grise la colonne et qu'on suit la méthode indiquée plus haut, les licences se retrouvent avec 8 chiffres avec, pour celle qui en ont un, un zéro en tête.

Affirmatif, Bernard.
Votre méthode est très bonne, utilisée à des fins de communication ou de présentation. Cependant, (peut-être que je suis trop "puriste"), je pense que le fichier extrait à partir d'ITAC, au format cvs, est une bonne alternative à l'export direct vers Excel. En effet, ce format csv contient les zéros en entête des licences. Pour le département de l'Ain, par exemple, rien de plus désolant que de voir un code postal avec "1000" au lieu de "01000". Aussi, il conviendrait, dans excel, de formater une feuille de calcul et d'importer les données issues du fichier csv. Là, tous les zéros du monde apparaitraient "en dur" et permettraient, le cas échéant, de faire du publipostage.
J'avais annoncé il y a quelques temps que je fournirai une fiche procédure pour importer les données dans OpenOffice - Calc (le petit frère d'excel, mais gratuit). Je vais m'y atteler et la publier dès que possible.
Bien cordialement.

Daniel,
Si, sur excel dans la colonne "Code postal" vous la personnalisée en mettant "00000" qund vous avez des gens de l'ain, des Ardennes etc .... vous avez bien des codes posteaux qui sont 01100 ou 08250 et quand vous faites des tris sur la colonne des Codes postaux le 01100 et bien avant le 01110 (si bien sûr vous avez choisi un ordre croissant)
Il en est de même pour les N° de licence : le 00778325 et bien avant le 07783250 !!!
Cordialement